W prowadzeniu własnej firmy istotnym czynnikiem jest zjednoczenie sobie pracowników. Dotarcie do każdego z osobna i obranie zawodowych priorytetów stanowi nie lada wyzwanie szczególnie w przypadku prężnie rozwijających się przedsiębiorstw, kiedy liczba pracowników stale rośnie. Dobrym rozwiązaniem na ustalenie wspólnych celów są spotkania biznesowe. Jak zatem prawidłowo należy je zorganizować przy dużym nakładzie kadry pracowniczej?

Czy warto organizować spotkania biznesowe z pracownikami?

Tego typu spotkania są dobrą okazją do omówienia z zespołem projektów i wyznaczenia priorytetów. Nie ma jednak łatwiejszego sposobu na zniechęcenie do siebie współpracowników niż zapraszanie ich na spotkania bez profesjonalnej organizacji, poświęcając im przy tym niewystarczającą uwagę. Aby zebrania nie stały się tylko przykrym obowiązkiem, który trzeba przetrwać, warto się do nich odpowiednio przygotować. W ten sposób przeprowadzone spotkania biznesowe nie tylko nie będą nudne, ale przede wszystkim staną się okazją do zyskania uznania i szacunku wśród podwładnych.

4 zasady organizowania zebrań z pracownikami

  1. Zaplanuj liczbę uczestników - Dobrze przemyślana lista pracowników biorących udział pozwoli sprawnie przeprowadzić spotkanie. W miarę możliwości warto zapraszać jak najmniejszą liczbę osób, ponieważ sprzyja to dopuszczeniem do głosu każdej z nich, nie ryzykując tym samym przedłużenia spotkania o cały ośmiogodzinny czas pracy. Skutecznym rozwiązaniem może być zaproszenie przedstawicieli bądź kierowników poszczególnych zespołów, którzy potem przekażą reszcie grupy istotne informacje.
  2. Przeznacz odpowiednią ilość czasu - Aby nie zanudzić słuchaczy i nie stracić głównego celu, w jakim się wszyscy zebrali, spotkania biznesowe nie powinny być zbyt długie. Jeśli jednak zachodzi potrzeba przeprowadzenia kilkugodzinnego spotkania to warto pomyśleć o przerwach w trakcie jego trwania. Umożliwi to ponowne skupienie uwagi uczestników na omawianej kwestii. Istotne jest również wyznaczenie godzin rozpoczęcia i zakończenia, które będą wiążące dla każdej ze stron.
  3. Opracuj plan spotkania - Dobrym sposobem jest sporządzenie wstępnej rozpiski jeszcze przed spotkaniem i wysłanie jej do uczestników. Taki plan powinien zawierać dokładny cel, tematykę, miejsce i czas zebrania. Poskutkuje to lepszym przygotowaniem ze strony zaproszonych i przedstawienie przez nich przemyślanych argumentów czy pomysłów.
  4. Zakończ spotkanie z konkluzją - Wypracowane wnioski ze spotkania biznesowego pozwolą odnieść im wrażenie, że ich czas pracy, potencjał i pomysły były konstruktywnie wykorzystane.
Ważne! Plan spotkania powinien być dostosowany do jego celu. Sposób prowadzenia spotkań integracyjnych będzie inny od szkoleniowych czy prezentacyjnych.

Komunikacja niewerbalna a spotkania z pracownikami

Sposób odbierania nas przez środowisko pracownicze zdradza nie tylko sama organizacja spotkań, ale też nasze zachowanie podczas ich prowadzenia. Mowa ciała może zatem wyrobić u naszego rozmówcy zarówno pozytywne, jak i negatywne wrażenie o nas. Zasady komunikacji jasno mówią, że zaledwie 7% informacji dociera do odbiorców dzięki wypowiadanym słowom, 38% trafia poprzez odpowiednią intonację, zaś za największą część naszego przekazu (55%) odpowiada właśnie niewerbalny sposób przekazywania. Oznacza to, że postawa pracodawcy, którą zobaczy uczestnik podczas spotkania biznesowego, może całkowicie zmienić znaczenie wypowiadanych słów. Ważne jest zatem poznanie głównych zasad komunikacji niewerbalnej i stosowanie ich zgodnie ze spójnością całego przekazu.