Biała lista - nowy wykaz podatników VAT

W 2019 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące rozliczeń między kontrahentami. Od 1 września każdy podatnik dokonujący zapłaty na rachunek bankowy kontrahenta zobowiązany jest do zweryfikowania, czy znajduje się on w nowym wykazie podatników, czyli tzw. białej liście. W niniejszym artykule wyjaśnimy czym właściwie jest biała lista, kto ma obowiązek dokonać zgłoszenia rachunku oraz jakie konsekwencje grożą za niedostosowanie się do nowych przepisów. 

Czym jest i co zawiera biała lista?

Biała lista to nowy wykaz podatników, który obowiązuje od 1 września 2019 roku. Nowy wykaz łączy w sobie funkcje dwóch poprzednio funkcjonujących wykazów: zarejestrowanych i niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Nowe przepisy mają na celu ułatwienie przedsiębiorcom weryfikację kontrahentów, jednak wiążą się z nimi także dodatkowe obowiązki i konsekwencje. Od 1 stycznia 2020 roku w przypadku gdy podatnik dopuści się zapłaty należności na numer, który nie widnieje na białej liście podatników VAT zostaną na niego nałożone sankcje karne. 

Podatnik ma obowiązek weryfikacji numeru rachunku kontrahenta w przypadku gdy: 

• wartość (jednorazowa) transakcji, niezależnie od ilości płatności przekracza lub jest równa kwocie 15.000 zł. W przypadku transakcji w walutach obcych wartość transakcji przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji

• sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT

Kto ma obowiązek zgłosić rachunek na białą listę?

Każdy podatnik będący czynnym podatnikiem VAT ma obowiązek zgłoszenia firmowego rachunku bankowego do urzędu skarbowego. Aby tego dokonać należy wypełnić wniosek CEIDG-1 w celu aktualizacji danych. Informacje dotyczące rachunku należy uzupełnić w pozycji 27 „Dane identyfikacyjne rachunków bankowych wnioskodawcy” podpozycja 27.1. Następnie wypełniony formularz należy złożyć w urzędzie gminy lub miasta osobiście, za pomocą listu poleconego (z podpisanym drukiem), elektronicznie za pomocą własnego podpisu kwalifikowanego lub profilem zaufanym na stronie CEIDG.

W przypadku podatników zwolnionych z VAT nie ma obowiązku zgłaszania firmowego numeru rachunku do US. Mają oni jednak obowiązek weryfikowania numerów kontrahentów będących czynnymi podatnikami VAT w przypadku transakcji, których wartość przekracza lub jest równa na kwotę 15.000 zł.

Jak weryfikować kontrahentów?

Weryfikacji numeru rachunku można dokonać na dwa sposoby:

• korzystając z zewnętrznych programów udostępnionych przez producentów oprogramowania, które łączą się z API udostępnionym przez Ministerstwo Finansów

• korzystając z wyszukiwarki udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, w której należy uzupełnić dane kontrahenta, czyli np. NIP, fragment nazwy, REGON lub numer rachunku bankowego oraz dzień, na który ma zostać dokonane wyszukanie

Biała lista - konsekwencje za niedostosowanie się do nowych przepisów

Ustawa wprowadzająca elektroniczny wykaz czynnych podatników VAT weszła w życie w dniu 1 września 2019 roku, jednak sankcje karne związane z niedostosowaniem się do nowych przepisów zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2020 roku. Wówczas za przelew na rachunek nie widniejący na białej liście na podatnika zostaną nałożone sankcje karne. W związku z tym nabywca:

• nie będzie mógł zaliczyć takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów,

• będzie odpowiadał solidarnie wraz ze sprzedawcą za odliczony z tego tytułu podatek VAT

W przypadku gdy dojdzie do zapłaty na niewłaściwy rachunek nabywca nie będzie miał prawa do ujęcia kosztu w ewidencjach podatkowych. (art. 22p ust. 1 pkt 2 nowelizacji ustawy o PIT). 

Natomiast po stronie sprzedawcy konsekwencje powstaną wówczas gdy w związku z zapłatą na niewłaściwy rachunek, podatnik nie uiści podatku VAT od tej transakcji. W tym przypadku zarówno nabywca jak i sprzedawca będą odpowiadać solidarnie za niezapłacony podatek.