Podatnicy nieustannie muszą się mierzyć ze stale zmieniającymi się przepisami prawa podatkowego. W związku z tym każdy przedsiębiorca dokumentujący sprzedaż na podstawie faktury powinien się zaopatrzyć w profesjonalny program do fakturowania. Dobrze dobrany system nie tylko zapewni nam ewidencjonowanie sprzedaży zgodnie z przepisami, ale i także znacznie ułatwi naszą pracę i przyspieszy proces księgowania. Na co więc należy zwrócić szczególną uwagę przy wyborze właściwego programu? Podpowiemy w artykule!

Program do fakturowania - jaki wybrać?

Dobry program do fakturowania powinien być przede wszystkim wygodny i funkcjonalny. Narzędzie to ma nam bowiem służyć w celu ułatwienia codziennej pracy. Wybór odpowiedniego programu, wpłynie nie tylko na komfort naszej pracy, ale i także znacznie przyspieszy proces księgowania. Kolejną niezwykle ważną rzeczą jest, aby nasz program był zawsze zgodny z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego oraz zapewniał bezpieczeństwo danych osobowych.

Automatyczne tworzenie katalogów

Katalog towarów i usług jest podstawowym narzędziem, dzięki któremu dane niezbędne do wystawienia faktury (takie jak nazwa, jednostka, cena, stawka VAT) są automatycznie uzupełniane. Funkcja ta nie tylko ułatwia pracę i oszczędza nasz czas, ale i także pomaga uniknąć potencjalnych błędów. Dodatkowo korzystanie z katalogów pozwala na bieżące kontrolowanie stanów magazynowych, dzięki czemu jesteśmy w stanie właściwie gospodarować zapasami.

Baza kontrahentów zawsze pod ręką 

Dobry program do fakturowania posiada także integrację z zewnętrzną bazą GUS. Dzięki temu uzupełnienie danych kontrahenta nie musi już być udręką. Wystarczy wpisać numer NIP w odpowiednim polu, a pozostałe dane zostaną uzupełnione automatycznie. Następnie dane zostaną automatycznie zapisane w bazie CRM, dzięki czemu przy wprowadzaniu kolejnych faktur będzie można po prostu wybrać kontrahenta z listy.

Automatyczne weryfikowanie kontrahentów

Przy prowadzeniu firmy szczególnie ważny jest także dobór odpowiednich kontrahentów. Przede wszystkim ważne jest by byli oni wiarygodni i rzetelni. Dobry program do fakturowania powinien zatem zapewnić także narzędzia, które ułatwią użytkownikom weryfikację:

  • statusu podatkowego kontrahenta oraz numeru rachunku bankowego (w związku z wprowadzeniem tzw. białej listy) - dostęp do bazy MF

  • aktywności numeru VAT UE - integracja z bazą VIES

  • rzetelności - dostęp do giełdy długów oraz KRD

Dzięki tym informacjom podatnik może uniknąć wielu nieprzyjemnych konsekwencji np. w przypadku, gdy kontrahent zobowiązany do zapłaty podatku nie dokona rozliczenia podatku, w związku z czym przedsiębiorca zobowiązany będzie do uregulowania zobowiązania z tytułu podatku VAT.

Automatyzacja procesu księgowania

Podstawą każdego profesjonalnego programu do fakturowania powinno być automatyczne ujmowanie zapisów w ewidencjach księgowych na podstawie wystawianych faktur. System powinien sam umieć rozpoznać moment powstania obowiązku podatkowego (zarówno dla celów VAT jak i PIT) i we właściwy sposób dokonać księgowania. Wówczas można być spokojnym, że zapisy zawsze będą poprawnie ujęte w ewidencjach i nie dojdzie do powstania negatywnych konsekwencji ze strony organów podatkowych.

Program do fakturowania wFirma.pl - dodatkowe funkcje

W wyborze odpowiedniego programu do fakturowania oprócz wyżej wymienionych, niezbędnych funkcji warto zwrócić uwagę aby system posiadał także dodatkowe narzędzia usprawniające pracę. Program wFirma.pl nie tylko zapewnia dostęp do wszystkich najważniejszych funkcji, ale także oferuje znacznie więcej. 

W systemie można między innymi wysyłać faktury na adres e-mail kontrahenta (również automatycznie) bez konieczności drukowania dokumentu, skorzystać z opcji dołączania do faktur linka do szybkiej płatności oraz funkcji wysyłania powiadomień o nieopłaconych fakturach.

W związku z powyższym, przy wyborze właściwego programu warto zwrócić uwagę, czy dany program faktycznie zapewni nam wszystkie niezbędne narzędzia. Wybierając system wFirma.pl użytkownik może mieć pewność, że program będzie zawierał wszystkie niezbędne funkcje, a dzięki darmowym aktualizacjom zawsze będzie aktualny i zgodny z obowiązującymi przepisami.

Polecamy