Rozliczając się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym można pomniejszać podstawę opodatkowania o koszty uzyskania przychodów. Podatnicy często mają jednak problem z określeniem, które z poniesionych wydatków mogą zostać zaksięgowane w kosztach firmowych. Wyjaśnijmy zatem jak rozpoznać koszt podatkowy.
Koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej
Księgując koszty w działalności gospodarczej przede wszystkim należy ustalić, które z nich spełniają definicję kosztu. Zgodnie z 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszty uzyskania przychodów podatnik ma prawo uznać jedynie te wydatki, które poniesione zostały w celu uzyskania lub zabezpieczenia źródła przychodów oraz są ściśle związane z prowadzoną działalnością. Wydatki te muszą być także właściwie udokumentowane np. na podstawie faktury lub rachunku wystawionych na dane firmowe.
Przykład 1.
Pan Marek posiada w działalności samochód w leasingu operacyjnym. W związku z tym otrzymał fakturę za ratę leasingową. Czy taki wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodów? Tak, ponieważ, faktura ta została wystawiona na dane firmowe, a wydatek związany jest z prowadzoną działalnością. Pan marek może zatem zaksięgować fakturę za ratę leasingową w kosztach firmowych.
Księgowaniu podlegać będą także koszty związane z rejestracją firmy takie jak:
-
opłata skarbowa za zarejestrowanie jako podatnik VAT czynny lub zwolniony poprzez złożenie formularza VAT-R
-
wyrobienie pieczątki
-
zakup artykułów biurowych
-
założenie rachunku bankowego
Aby dany wydatek mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania musi zostać zaksięgowany do końca roku, w którym został poniesiony.
Jakie wydatki nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów?
Kosztami uzyskania przychodów nie mogą natomiast być koszty wymienione w art. 23 ustawy o PIT (np. wydatki na spłatę pożyczek lub kredytów w części kapitałowej, kary oraz grzywny, podatek od spadków i darowizn które posiadają charakter korzyści osobistych. Do takich wydatków zaliczamy na przykład polisę na życie przedsiębiorcy lub zakup okularów. Zdaniem organów podatkowych tego typu koszty stanowią bowiem wydatki prywatne, zatem podatnik nie ma prawa zaliczyć ich do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli pozostają w ścisłym związku z prowadzoną działalnością.
