Przedsiębiorcy, często mają problem z określeniem, czy i w jaki sposób mogą zaksięgować w ewidencjach księgowych wydatki związane z ubezpieczeniem. W przypadku ubezpieczeń w pierwszej kolejności należy się zastanowić, czy taki wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu. W niniejszym artykule wyjaśnimy jakie wydatki mogą stanowić koszty podatkowe oraz jak powinnna zostać zaksięgowana polisa ubezpieczeniowa w zależności od wybranej metody rozliczania kosztów.

Polisa ubezpieczeniowa - czy umowa może stanowić dowód księgowy?

Podatnicy mają prawo ująć w kosztach firmowych jedynie te wydatki, które poniesione zostały w celu uzyskania lub zabezpieczenia źródła przychodu. Wydatki te muszą być ściśle związane z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz odpowiednio udokumentowane np. na podstawie faktury lub rachunku wystawionego na dane firmowe. Zatem czy polisa ubezpieczeniowa może stanowić dowód księgowy? Tak, jeśli jest to wydatek, który spełnia definicję kosztu, podatnik może zaksięgować go w kosztach podatkowych na podstawie umowy polisy zawartej na dane firmowe. Wówczas taki wydatek należy zaksięgować jako fakturę bez VAT. Należy przy tym pamiętać, że nie uznaje się za koszty podatkowe wydatków o charakterze osobistym, zatem takim kosztem nie będzie np. polisa na życie przedsiębiorcy.

Jak rozliczyć polisę ubezpieczeniową?

To w jaki sposób powinna zostać zaksięgowana polisa ubezpieczeniowa zależy od przyjętej metody rozliczania kosztów. Podatnicy mają do wyboru dwie opcje:

  • metoda uproszczona (kasowa) - kwotę kosztu należy jednorazowo ująć w ewidencjach zgodnie z datą zawarcia umowy

  • metoda memoriałowa - jeżeli okres polisy wychodzi poza dany rok podatkowy, wartość należy podzielić proporcjonalnie na miesiące, których dotyczy ubezpieczenie

Ważne!
Wyboru metody rozliczania kosztów nie trzeba nigdzie zgłaszać. W tym przypadku jedynym wymogiem jest konsekwentne stosowanie jednej przyjętej metody przez cały rok podatkowy.

Przykład 1. 

Pani Kasia, która jako metodę rozliczania kosztów wybrała metodę memoriałową wykupiła polisę ubezpieczeniową w wysokości 4.500 zł. Ubezpieczenie przypada na okres od 11/2019 do 10/2020 r. zatem Pani Kasia zobowiązana jest do podzielenia kosztu proporcjonalnie na miesiące, które objęte są ubezpieczeniem. W tym przypadku koszt ubezpieczenia - 4.500 zł należy podzielić na 12 miesięcy (4.500 zł : 12 = 375 zł), a następnie przemnożyć przez liczbę miesięcy przypadającą na dany rok, czyli:

  • dla 2019: 375 x 2 miesiące (listopad - grudzień) = 750 zł

  • dla 2020: 375 x 10 miesięcy (styczeń - październik) = 3750 zł

Polecamy