Faktura zaliczkowa to dokument, który jako przedsiębiorcy wystawiamy w celu potwierdzenia wpłaty części kwoty za transakcję, do której dojdzie w przyszłości. Jak powinniśmy dokumentować otrzymanie zaliczki i co powinno się znaleźć w dokumencie? Poznaj zasady wystawiania i rozliczania faktur zaliczkowych. Zaliczka od osoby fizycznej a faktura zaliczkowa – czym jest i kiedy powinniśmy ją wystawić?
Faktura zaliczkowa – czym jest i kiedy powinniśmy ją wystawić?
Faktura zaliczkowa jest dokumentem potwierdzającym otrzymanie części wpłaty za usługę, którą wyświadczymy nabywcy w określonym czasie w przyszłości. Celem pobierania zaliczek jest z reguły opłacenie surowców potrzebnych do wykonania danego towaru lub pokrycie kosztów związanych z organizacją szkolenia, warsztatów bądź podobnego przedsięwzięcia.
Wystawienie faktury zaliczkowej jest obowiązkowe każdorazowo, kiedy naszym odbiorcą jest klient biznesowy. W przypadku wystawiania faktury dla osoby fizycznej konieczne będzie to tylko w sytuacji, w której kupujący zażyczy sobie otrzymania takiego dokumentu. W przypadku transakcji z osobą fizyczną zaliczkę możemy również poświadczyć w formie paragonu fiskalnego. Na wystawienie dokumentu mamy czas do 15 dnia miesiąca następującego po zaksięgowaniu wpłaty.
Co powinno się znaleźć na fakturze zaliczkowej?
Dokument powinien zawierać wszystkie dane dotyczące stron umowy oraz wysokości związanych z nią opłat. Mówimy tutaj o takich elementach jak:
- Nazwa stron umowy (nabywcy oraz sprzedawcy); może to być imię i nazwisko lub, w przypadku przedsiębiorstw, nazwa firmy
- Numery NIP nabywcy oraz sprzedawcy (o ile obie strony umowy je posiadają)
- Numer identyfikacyjny faktury
- Prognozowana data wykonania usługi lub zaksięgowania wpłaty, jeśli ta jest inna niż dzień wystawienia faktury.
- Kwota wpłacona przez nabywcę na dzień wystawienia faktury zaliczkowej
- Podatek wyliczony stosownie do rodzaju danej działalności
- Nazwa przedmiotu sprzedaży i jego wartość netto
- Wartość towaru lub usługi pomniejszona o należny podatek
- Dokładna kwota odprowadzanego podatku
Wystawiając fakturę zaliczkową pamiętajmy, że podatek VAT z tytułu odnoszącej się do niej usługi możemy rozliczyć dopiero, kiedy transakcja dojdzie do skutku – tj. otrzymamy całość kwoty oraz wyświadczymy rzeczoną usługę. To samo tyczy się podatku dochodowego – transakcja podlega opodatkowaniu nim dopiero w momencie jej finalizacji.
Często zdarzają się sytuacje, w których kupujący odstępuje od umowy przed zapłatą całości kwoty. Biorąc pod uwagę taki scenariusz powinniśmy poważnie zastanowić się nad tym, czy przedpłatę chcemy zdefiniować w umowie jako zaliczkę czy zadatek. Zaliczka nie stanowi dla nas jako przedsiębiorców żadnego zabezpieczenia umowy – niezależnie od rozwoju wydarzeń i poniesionych kosztów, będziemy musieli zwrócić ją nabywcy, jeśli ten rozmyśli się przed finalizacją transakcji. Zadatek z kolei daje nam pewność, że w takiej sytuacji pokryte zostaną przynajmniej koszty realizacji określonej części zlecenia.
Jak przebiega finalizacja umowy z fakturą zaliczkową?
Kiedy wyświadczymy określoną w umowie usługę, powinniśmy rozliczyć całość otrzymywanych na jej poczet kwot. To, w jaki sposób tego dokonamy będzie zależało od faktu, czy całość kwoty otrzymaliśmy jeszcze przed wykonaniem zadania, czy też po jego finalizacji.
W pierwszym przypadku wszystkie wpłaty traktujemy jako następujące po sobie zaliczki i dokumentujemy w postaci wspomnianych faktur zaliczkowych. Pamiętajmy jedynie o tym, żeby na ostatniej z nich wyszczególnić numery wszystkich wcześniejszych faktur dotyczących danej umowy. Jeżeli zaś ostatnia wpłata miała miejsce już po wyświadczeniu usługi, wystawiamy odrębną fakturę końcową, na której podsumowujemy wszystkie otrzymane zaliczki oraz kwotę wpłaconą po spełnieniu warunków umowy.
Źródło: https://cenabiznesu.pl/-zaliczka-od-osoby-fizycznej-a-faktura-vat
