Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać dokumentację księgową przez określony czas. Bardzo często podatnicy mają problem z określeniem jakie dokumenty powinni przechowywać oraz kiedy mogą je wyrzucić. W niniejszym artykule wyjaśnimy jak należy przechowywać dokumenty księgowe.

Jakie dokumenty księgowe należy przechowywać?

Większość dokumentów księgowych może być przechowywana w wersji elektronicznej. Nie ma zatem obowiązku drukowania wszystkich dokumentów, a wystarczy jedynie ich zapis na dysku lub nośniku danych. Należy jednak pamiętać, że w tym przypadku trzeba spełnić odpowiednie wymogi m.in. zapewnić bezpieczeństwo danych oraz możliwość wydruku. Są jednak takie dokumenty, które wciąż należy drukować np. raporty z kasy.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatnicy zobowiązani są do archiwizowania:

  • dowodów księgowych

  • ksiąg rachunkowych lub KPIR

  • sprawozdań finansowych

  • oryginały i kopie faktur, rachunków

  • dokumenty inwentaryzacyjne

  • rejestr sprzedaży VAT oraz rejestr zakupów VAT

  • wszelkiego rodzaju ewidencje np. kilometrówka

Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się po upływie 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności związanego z nimi podatku. Natomiast w przypadku zeznania rocznego będzie to 5 lat licząc od zakończenia roku, którym zostało ono złożone. Z kolei w przypadku dokumentów kadrowych przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać dokumentację przez 50 lat.

Przykład 1. 

Pani Ania w styczniu 2019 r. zakupiła towary handlowe i w związku z tym otrzymała fakturę zakupu. W związku z tym Pani Ania zobowiązana jest do przechowywania faktury w dokumentacji firmowej do 31.12.2024 roku, ponieważ termin zapłaty podatku w tym przypadku upłynie z dniem 31.12.2019 roku.

Polecamy